ניהול פרויקט הקמת משרד: המדריך למנהלת האופרציה וה-HR
- עירית צוקר
- 20 באוג׳ 2023
- זמן קריאה 2 דקות
עודכן: לפני 6 ימים
מזל טוב (או בהצלחה)! קיבלת את האחריות על ניהול פרויקט הקמת המשרד החדש. מדובר באחד הפרויקטים המורכבים, היקרים והמשפיעים ביותר על ה-DNA של החברה. כדי לצלוח אותו מבלי לאבד את הצפון, ריכזתי עבורך את "דרישות התפקיד" והשלבים הקריטיים בדרך למשרד החדש.
שיפוץ משרד - דרישות לפי השלבים השונים:
שלב 1- ייזום ואפיון (הבנת ה"למה")
בחירת שותפה לדרך: מעצבת משרדים היא לא רק "מישהי שבוחרת צבעים". היא מנהלת הפרויקט התכנוני שלך. (ראי פוסט: איך לבחור מעצבת משרדים?)
זיקוק הפרוגרמה: איסוף דרישות מהנהלה (חזון, תקציב) ומהעובדים (צרכים יומיומיים). (ראה.י פוסט- אפיון דרישות לקראת השיפוץ)
הזווית ההנדסית: זה השלב להגדיר יעדים – כמה עמדות עבודה? איזה יחס נטו-ברוטו אנחנו מחפשים?
שלב 2- תכנון ואישורים (הפיכת חזון לתוכנית)
כאן הופכים את הדרישות למציאות ויזואלית ותקציבית.
סנכרון הנהלה: הצגת תוכניות העמדה (Test Fit) ואישורן. אל תתקדמו בלי אישור סופי של המנכ"ל על החלוקה.
ניהול ציפיות תקציבי: קבלת אומדן תקציבי ראשוני מהמעצבת. זה השלב לוודא שאין פער בין החלום לכיס.
שלב 3- הקמה וביצוע (החיים בשטח)
זה השלב הכי אינטנסיבי, שבו התפקיד שלך הופך למנהלת תקשורת בין המון גורמים.
נבחרת המומחים: בחירת קבלן מבצע, מפקח ויועצים (חשמל, מיזוג, בטיחות).
שגרות ניהול: פגישת סטטוס שבועית באתר (Site Visit) עם המעצבת והמפקח. אל תוותרי על זה – החלטות שמתקבלות בשטח שוות המון כסף.
רכש והצטיידות: ליווי בחירת ריהוט, גרפיקה ומיתוג – האלמנטים שנותנים למשרד את ה"נשמה".
שלב 4- במהלך השיפוץ
פגישת סטטוס שבועית עם המנכ"ל.ית לעדכון, אישורים והתקדמות
פגישת סטטוס שבועית עם המבצעים בשטח (מעצבת, קבלנים, מפקחים)
נגישות גבוהה לצורך מענה על שאלות וקבלת החלטות בשטח
סיבובי קניות - ריהוט
מעקב אחרי לו"ז ביצוע
אישורים לשינויים לאורך הדרך
שלב 5- המעבר והיום שאחרי
תוכנית ה-Logistics: הכנת צ'קליסט מעבר (מי עובר מתי, תקשורת לעובדים). ראה.י צ'קליסט לקראת מעבר
מסירה ורשימת רג'קטים: עבודה מול המעצבת והמפקח לוודא שכל פינה הושלמה לשביעות רצונכם.
ובאופן כללי:
הרבה מהמשרה שלך בחודשים של השיפוץ תוקדש לפרויקט המורכב הזה. התפקיד לא קל ולכן כדאי שתהיה לצידך מעצבת מסורה, נגישה ועם יכולות ניהול פרויקט גבוהות.
לקביעת פגישת היכרות ללא התחייבות - התקשרו ונפגש!
