סוף סוף נגמר השיפוץ, רואים את הסוף מתקרב - ועכשיו כדאי להיערך לעוד שלב מורכב: מעבר המשרד. יש כל כך הרבה דברים לטפל ולעשות - אתם חייבים את הצ'קליסט הזה כדי שיהיה מאיפה להתחיל
36 נושאים שאספתי כדי להפוך את המעבר לחלק ככל האפשר :-)
1. לסגור תאריך מעבר
2. לסגור חברת הובלה
3. להכין תכנית מעבר לעובדים:
הכנת מדבקות- מומלץ- כל צוות מקבל מדבקה עם צבע אחר ומספר עמדה, בעיקר בעיצוב משרדי הייטק גדולים שבהם עשרות עובדים צריכים למצוא את המקום החדש שלהם
לבקש מהמעצבת משרדים להכין תכנית העמדה לפי הצבעים של הצוותים ועם העמדות הממוספרות
תאריך אריזה של חפצים אישיים– אורזים את החפצים האישיים ומניחים על השולחן עם מדבקות בצבע ומספר במקום ברור
לוודא שכל העובדים יהיו בזמן ו/או יהיה מי שיארוז את הציוד האישי שלהם במקומם
לתלות תכנית גדולה במקום החדש כך שהמובילים יוכלו לשים את הארגזים במקומות הנכונים
4. לשלוח מייל לעובדים לקראת המעבר:
להכין מפת ישיבה במקום החדש ותוכנית מעבר– להעביר לכל הצוותים
להכין מצגת לעובדים עם הנחיות אריזה ופריקה + מפת חניות + הסבר
לשלוח לעובדים מייל FW לספקים שלהם על שינוי כתובת
5. לעשות רשימה של כל מה שמובילים מהמשרד היישן למשרד החדש – לשים מדבקות ברורות למובילים
6. עדכון בעל הנכס הישן על תאריך העזיבה
7. עדכון בעל הנכס החדש על תאריך הכניסה
8. קביעת תאריך ניקיון כללי יסודי אחרי השיפוץ
9. קביעת תאריך ניקיון נוסף אחרי הכנסת הריהוט
10. מציאת חברת ניקיון שוטף של המשרדים החדשים
11. לקבוע עם ספק האינטרנט את המעבר בהתאם לתאריך המעבר
12. לתקשר לחברת האבטחה יום מעבר ולקבוע את חיבור האזעקה
13. חיבור שעון הנוכחות
14. לקבוע ביקורת כיבוי אש וגלאי עשן במשרדים החדשים
15. לחבר אינטרקום דלת כניסה + מצלמה לשלוחה של מנהלת המשרד
16. קידוד קוד כניסה לדלת הראשית – להחליט ולתקשר לעובדים
17. שכפול מפתחות לכל מי שצריך
18. ביום המעבר- חלוקת המפתחות לדלתות הפנימיות
19. קניית ציוד מטבח
20. הודעה על שינוי כתובת - דואר
21. הודעה על שינוי כתובת - אתר אינטרנט, גוגל, וויז
22. הודעה על שינוי כתובת - ספקים
23. הודעה על שינוי כתובת - מנהלתי
24. חניה - להכניס את כל הרכבים לחניון החדש אם צריך
25. לתאם תאריך להובלה מכשירי חשמל
26. שילוט בכניסה למשרד ולחניות
27. לדאוג לפינוי מוחלט של המשרד הישן ולהכין אותו למסירה
28. העברה ו/או החלטה על מכונת קפה
29. חיבור תמי 4
30. שמות לחדר ישיבות והכנסה לאאוטלוק
31. קניית אוכל ליום המעבר
32. הכנת טיפ במזומן למובילים
33. לשריין הנדימן ליום המעבר לתליות של ציודים כמו מסכים, תמונות שעונים וכו
34. לשלוח לעובדים מספיק זמן מראש רשימת ציוד למסירה/מכירה ולוודא שמגיעים לקחת את הציוד
35. לחלק לעובדים מתנת מעבר שתחכה להם על השולחן ביום המעבר
36. ביום הראשון להכין אירוע מעבר אל המשרד המעוצב - בלונים, ארוחת בוקר, שמפניה
אם אתם לקראת שיפוץ משרד- התקשרו ונקבע פגישת היכרות -אולי נשתה שמפניה יחד עוד כמה חודשים :-)