המשרד מוכן! צ'קליסט למעבר חלק (בלי כאבי ראש)
- עירית צוקר
- 20 באוג׳ 2023
- זמן קריאה 2 דקות
עודכן: לפני 6 ימים
סוף סוף השיפוץ מסתיים, הריח של הצבע החדש באוויר וההתרגשות בשיא. אבל רגע לפני שפורקים ארגזים, מגיע השלב המורכב באמת: המעבר.
כדי שלא תפספסו אף פרט – מחברת ההובלה ועד לשמפניה בבוקר הראשון – ריכזתי עבורכם צ'קליסט מקצועי של 6 צעדים למעבר מנצח.
לוגיסטיקה והובלה
סגירת תאריך וחברת הובלה: ודאו שיש לכם חוזה חתום עם לו"ז מדויק.
רשימת ציוד: סמנו במדבקות ברורות מה עובר, מה נשאר ומה נמסר/נמכר.
הנדימן ליום המעבר: שריינו מראש איש טכני לתליית מסכים, שעונים ותמונות ברגע שהציוד מגיע.
הובלת מכשירי חשמל: תאמו הובלה ייעודית למכשירים רגישים (מכונות קפה, מקררים וכו').
2. הכנת העובדים (המרכיב האנושי)
תכנית צבעים ומספרים: כל צוות מקבל צבע, כל עמדה מקבלת מספר. בקשו מהמעצבת להכין "מפת ישיבה" צבעונית.
הנחיות אריזה: שלחו מצגת לעובדים עם הסבר על אריזת חפצים אישיים וסימון הארגזים.
מפת הגעה: שלחו מראש מפת חניות והסבר על דרכי הגישה למשרד החדש.
מתנת מעבר: פנקו את העובדים במתנה קטנה שתחכה להם על השולחן החדש.
3. תשתיות ותקשורת
אינטרנט ואבטחה: תאמו העתקת קו אינטרנט, חיבור אזעקה, מצלמות ואינטרקום.
מנהלה וקידוד: הגדרת קודי כניסה, שכפול מפתחות וחיבור שעון נוכחות.
מערכות בטיחות: הזמנת ביקורת כיבוי אש וגלאי עשן במשרד החדש.
חדרי ישיבות: הגדרת שמות לחדרים וסנכרון למערכת ה-Outlook.
4. תחזוקה וניקיון
ניקיון יסודי: קבעו יום ניקיון מיד אחרי סיום השיפוץ, וניקיון "פיניש" נוסף אחרי הכנסת הריהוט.
חברת ניקיון שוטף: זה הזמן לסגור עם ספק לתחזוקה היומיומית של המשרד.
תשתיות מטבח: חיבור "תמי 4", מכונת קפה ורכישת ציוד מטבח חדש.
5. בירוקרטיה ועדכונים
עדכון כתובת: באתר החברה, בגוגל, בוויז ובדואר ישראל.
הודעה לספקים: שלחו מייל רשמי לכל הספקים על שינוי הכתובת למשלוחים וחשבוניות.
פינוי המשרד הישן: ודאו פינוי מוחלט ומסירה מסודרת לבעלי הנכס.
6. חוגגים התחלה חדשה!
אירוע פתיחה: בוקר ראשון עם בלונים, ארוחת בוקר חגיגית ושמפניה.
טיפ למובילים: הכינו מראש מזומן כדי להודות לצוות ההובלה שעבד קשה.
מתכננים את המשרד הבא שלכם? בואו נעבור את כל התהליך יחד – מהסקיצה הראשונה ועד לכוס השמפניה ביום המעבר. התקשרו ונקבע פגישת היכרות.
